Quem atua na área de comércio exterior, seja com importações ou exportações, deve saber o que é invoice, para emiti-la corretamente ou mesmo recebê-la.
Este documento inicia uma negociação de negócio no âmbito internacional e é essencial para a comercialização de produtos e serviços entre empresas de diferentes países.
Então, se você quer aprender mais sobre o assunto e descobrir quais informações devem obrigatoriamente constar nesse documento, não deixe de conferir o artigo. Nós vamos esclarecer todas as suas dúvidas!
O que é Invoice?
A invoice, também chamada de commercial invoice (em português, fatura comercial) é um documento de natureza contratual, utilizado para certificar as transações globais, em importação e exportação de produtos e serviços.
Ou seja, podemos considerá-la como a nota fiscal internacional da mercadoria a ser comercializada, que contém todas as informações e condições de negociação entre o exportador e importador.
A partir dessas informações contidas na nota, será feita a emissão dos demais documentos da transação, como Romaneio de Carga, Certificado de Origem e Conhecimento de Embarque.
Além disso, também facilita a realização do desembaraço alfandegário no Brasil e em outros países.
Qual é a sua finalidade?
Como vimos, a invoice tem como objetivo registrar as operações internacionais. Mas, além disso, também serve para comprovar que ambos os países envolvidos na transação tiveram seus tributos recolhidos corretamente de acordo com a lei a qual a empresa está sujeita.
Por ser de caráter legal, sem esse documento, não é possível liberar o transporte de remessas de mercadorias.
Tipos de invoice
É possível encontrar diferentes formas de classificação de uma fatura comercial e cada tipo de invoice funciona de uma maneira. Entendê-las é essencial para saber qual modelo utilizar e como preenchê-lo corretamente.
O documento deve ser elaborado logo após o fechamento de câmbio e tem valor legal na fase de desembaraço aduaneiro. Esse processo é o que vai permitir a entrada de mercadorias vindas do exterior no país de destino.
Todas essas etapas podem parecer complexas, mas são essenciais para o controle de entrada e saída de produtos em um país. Além disso, os registros garantem a segurança das operações.
Existem três principais tipos de invoice. Confira para que serve e como funciona cada um deles:
Commercial Invoice
O commercial Invoice, ou fatura comercial, é um documento aduaneiro semelhante a uma nota fiscal, que contém informações detalhadas da operação comercial com dados do exportador e do importador.
O exportador é responsável por emitir esse documento sempre que há uma transação como prestação de serviços ou venda de produtos para o exterior. Também é possível registrar o pagamento de uma operação de exportação.
Vale destacar que não existe modelo oficial para preenchimento, portanto o exportador deve desenvolver um formulário próprio. A fatura servirá para oficializar a transferência de propriedade para o comprador.
Confira algumas informações que devem constar na fatura comercial:
- Descrição da mercadoria, com dados como quantidade do produto, peso bruto e líquido, além de preço unitário, valor total e outras especificações;
- Nome e endereço do exportador e do importador;
- Tipo de transporte;
- INCOTERMS, que são os termos ou condições de venda.
Existem outros dados para incluir no documento e nós falaremos sobre eles ainda neste post, então siga a leitura com a gente para conferir todas as informações necessárias no Invoice.
Invoice de exportação
A Invoice de exportação também é uma fatura comercial, usada para documentar os processos de exportação realizados para fora do Brasil.
Esse documento segue todas as legislações aduaneiras, funcionando como uma nota fiscal para registrar as operações internacionais.
Proforma Invoice
O Proforma Invoice é o documento de registro de uma intenção de compra ou venda e tem caráter informativo. Portanto, é um dos primeiros documentos formais da operação, apresentado logo no início das negociações.
Nele, são sinalizados dados para pagamento, termos comerciais e demais generalidades para definir os detalhes da operação.
Existe um formulário padrão que pode ser utilizado, a fatura pró-forma. O documento traz informações essenciais para a operação, como:
- Descrição do produto;
- Nomes do exportador e do importador;
- Quantidades mínimas e máximas por embarque;
- Tipo de embalagem e de transporte;
- Modalidade de pagamento.
Além disso, é preciso determinar um prazo de validade para a proposta.
Entretanto, é importante esclarecer que a fatura proforma não tem caráter fiscal ou oficial, por isso deve ser aprovada pelo importador. Isso significa que as especificações da transação podem ser negociadas.
Em alguns casos, o Proforma Invoice pode servir como solicitação de licença para importação ou ainda como pedido de inspeção.
Independente do tipo de invoice emitida, vale lembrar que o documento deve sempre ser assinado e carimbado pelo exportador, responsável por preencher a fatura comercial.
Como o Invoice funciona?
A fatura comercial deve ser emitida pelo exportador, com as informações sobre a operação de compra e venda entre ele e o importador.
É um dos últimos documentos recebidos ou emitidos em uma transação no comércio exterior, junto com o Conhecimento de Embarque e Packing List.
Entenda a obrigatoriedade para emissão da Invoice
Esse documento deve ser emitido sempre que houver alguma operação que envolva produtos ou serviços entre empresas de diferentes países.
Ou seja, é obrigatória quando houver a importação ou exportação de mercadorias, ou quando um serviço for prestado para organizações fora do país de origem onde a empresa está sediada.
É importante deixar claro que, em âmbito nacional, a invoice não substitui a nota fiscal. Ela deve ser emitida normalmente e enviada para fora do país junto com a fatura comercial internacional.
Quanto à emissão da nota fiscal, o procedimento deve ser feito apenas após o fechamento do câmbio para a moeda nacional.
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Preenchimento correto do documento
É importante ressaltar que não existe um único modelo de invoice, cada empresa pode formatar o documento da forma que preferir, desde que todas as informações estejam presentes, corretas e apresentadas de forma clara.
Contudo, existem diversos modelos prontos para facilitar o preenchimento da nota internacional, mas fica a critério da empresa seguir um modelo ou elaborar o seu próprio.
Informações essenciais na fatura comercial
Na fatura comercial, deve conter todas as informações e dados da operação de serviço, tanto da empresa brasileira como da estrangeira.
Os dados que devem constar na invoice emitida no Brasil, segundo o artigo 557 do Regulamento Aduaneiro, Decreto nº 6759, são:
- endereço e nome completo do fornecedor;
- endereço e nome completo do cliente;
- data de elaboração do documento e o número de seu registro para controle;
- descrição detalhada do item ou do serviço negociado;
- modelo, numeração e, caso exista, número de referência de todos os itens;
- quantidade dos itens e sua espécie;
- peso bruto dos itens somado a todos os componentes que o acompanham;
- peso líquido dos itens, ou seja, desconsiderando componentes que o acompanham;
- país de origem dos itens ou do local onde o serviço é prestado;
- país adquirente dos itens ou contratante do serviço;
- país de procedência, caso algum item não tenha sido produzido no país de origem da operação;
- preço unitário e total dos itens ou do serviço negociado;
- moeda utilizada na operação;
- despesas relacionadas à mercadoria, serviço e frete;
- INCOTERM (Termos Internacionais de Comércio), termo da condição de venda.
A maioria dessas informações poderão ser encontradas na proforma invoice ou em documentos de negociação em geral.
Como emitir Invoice?
Como vimos, quem deve emitir a fatura comercial é sempre o exportador, após a confirmação de compra e antes da emissão do registro de exportação e faturamento.
O documento é simples e pode ser gerado com a ajuda de ferramentas acessíveis como Word ou Google Docs.
Basta procurar um modelo como referência em uma busca rápida na Internet e utilizá-lo como base para sua publicação.
Se desejar, também existem alguns programas que possibilitam emitir a Invoice de forma simplificada. Basta preencher alguns campos, como nome da empresa, data e vendas, sua fatura comercial estará pronta.
Como pagar um Invoice?
O pagamento de Invoice é realizado através de transferência internacional e/ou ordem de pagamento, com o intermédio de uma instituição financeira autorizada, como é o caso dos bancos, corretoras e correspondentes cambiais.
Escolha com cuidado a empresa que vai lhe prestar essa assessoria, levando em consideração principalmente as taxas aplicadas e a agilidade do procedimento.
Quer saber mais sobre os pagamentos do Invoice?
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Quais os impostos sobre a invoice?
Na emissão de notas fiscais para o exterior, a empresa está isenta do recolhimento de PIS e Cofins.
Contudo, outras taxas e impostos serão cobrados, que variam de acordo com a atividade desenvolvida pela empresa, como Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
Além disso, também devem ser pagos outros impostos e taxas, como IOF (Imposto sobre Operações Financeiras) e taxa de câmbio.
Conclusão
A invoice é uma exigência legal para quem deseja exportar serviços e produtos para o exterior, funcionando como uma espécie de nota fiscal para as operações.
Trata-se de uma fatura comercial que é utilizada apenas para negócios internacionais, como um documento legal contendo todas as informações sobre os exportadores e importadores, assim como as mercadorias negociadas.
Sempre que precisar desenvolver qualquer um dos tipos de invoice, é necessário estar atento ao preenchimento correto de todas as informações para evitar problemas com a operação.
Realizar transações internacionais envolve burocracias, por isso contar com o auxílio de uma empresa especializada faz toda a diferença neste momento. A Abrão Filho está pronta para oferecer todo o suporte necessário nas suas negociações com o exterior.
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